Privacyverklaring van RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex
RBMS Eco Services (1-manszaak) heeft als verwerker van persoons en bedrijfsgegevens: R.H.H.M. Bex. (verwerkingsverantwoordelijke)
Adres: Breedschotsestraat 11, 4891 PK Rijsbergen (Nederland)
Mailadres: info@rbms.nl The Netherlands
Telefoon: 0031 (0)6-50805688
Voor RBMS Eco Services (hoofdvestiging en enige vestiging in Nederland) is de Autoriteit persoonsgegevens de leidende toezichthouder op de AVG.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex heeft het recht om persoonsgegevens te verwerken, op basis van de grondslag:
De gegevensverwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst.
De grondslag (doel van de gegevensvastlegging+welke gegevens)
Het doel is het verzamelen van relatie-gegevens: bedrijfsnamen, bedrijfsadressen, namen van contactpersonen van klanten, relaties, prospecten, telefoonnummers, faxnummers, e-mailadressen, van klanten, klanten order-historie, verkoopfacturen, contantbonnen, afleveradressen, orderbonnen, factuuradressen, e-mailadressen voor facturen, om bestelde producten te kunnen afleveren en offertes en facturen te kunnen sturen, afgeven of mailen naar de klanten, prospecten, relaties van RBMS Eco Services. Contractgegevens met klanten, prijsafspraken met klanten. Het sturen en ontvangen van
SMS-berichten, WhatsApp-berichten, MMS-berichten, E-Mailberichten, telefoongesprekken en info/data aan/van klanten, relasties, prospecten en leveranciers van RBMS Eco Services. RBMS Eco Services verzamelt tevens leveranciersgegevens: bedrijfsnamen, bedrijfsadressen, inkoopfacturen, namen van de leverancierscontactpersonen, telefoonnummers, faxnummers, mailadressen, inkooporderhistorie, e-mails van leveranciers, contractgegevens
van leveranciers, prijsafspraken met leveranciers.
Aan wie RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex gegevens door geeft / deelt:
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex deelt gegevens met:
–Kamer van Koophandel Breda(gedeponeerde Algemene Verkoop- Leverings- en Betalingsvoorwaarden) Info op verzoek.
Voor deze overheidsinstelling is geen verwerkingsovereenkomst nodig.
–De Belastingdienst (omzetcijfers, btw-aangiftes, jaarrekeningen / aangiftes) Voor deze overheidsinstelling is geen verwerkingsovereenkomst nodig.
–De zakelijke Bankrekening van RBMS Eco Services
Na telefonisch overleg met de zakelijke Bank(en) waar RBMS Eco Services een zakelijke bankrekening heeft,
is geen verwerkingsovereenkomst nodig volgens de zakelijke bank(en) waar RBMS Eco Services een zakelijke bankrekening heeft.
RBMS Eco Services gaat ervan uit dat de Bank(en) vanaf 25 mei 2018 voldoet / voldoen aan de nieuwe AVG wetgeving.
–De Boekhouder van RBMS Eco Services
Alle klanten, relaties, prospecten en leveranciers-gegevens van RBMS Eco Services in het door RBMS Eco Services en de boekhouder van RBMS Eco Services gebruikt boekhoudprogramma op de computer van RBMS Eco Services en tevens op de computer van de boekhouder van RBMS Eco Services.
De boekhouder van RBMS Eco Services, zorgt voor het controleren corrigeren en aanvullen van de boekhouding van RBMS Eco Services. De boekhouder van RBMS Eco Services, zorgt tevens voor de BTW-aangiften en het maken van de Jaarrekeningen van RBMS Eco Services.
De boekhouder van RBMS Eco Services werkt tevens op zijn eigen computer met een via mobiele geheugendrager ontvangen boekhoudprogramma en bestanden van RBMS Eco Services, om de jaarrekeningen te kunnen maken. Met de boekhouder van RBMS Eco Services, heeft RBMS Eco Services een verwerkingsovereenkomst gesloten, deze is opgesteld door RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex, aan de hand van de AVG richtlijnen volgens de kamer van koophandel. De verwerkingsovereenkomst is door RBMS Eco Services en de boekhouder van RBMS Eco Services ondertekend en door beide in goede orde ontvangen uitgeprint en opgeslagen.
– het Hostingbedrijf, waar de website van RBMS Eco Services op draait.
Het Hostingbedrijf is de verwerker van de persoonsgegevens van de websitebezoekers van RBMS Eco Services / www.rbms.nl.
Het Hostingbedrijf van de website van RBMS Eco Services heeft vanaf 25 mei 2018 alle websitestatistieken van de website van RBMS Eco Services / www.rbms.nl uitgezet en tevens alle in het verleden bewaarde statistieken en IP-adressen van alle websitebezoekers gewist. Door de websitestatistieken
en daarmee alle IP-adressen van websitebezoekers van de website van RBMS Eco Services te wissen en dus niet te bewaren en tevens geen marketing-Cookies te gebruiken, voldoet de website van RBMS Eco Services aan de AVG wet. RBMS Eco Services heeft een verwerkersovereenkomst met het hostingbedrijf van RBMS Eco Services gesloten, ontvangen van het Hostingbedrijf van RBMS Eco Services, uitgeprint en opgeslagen.
Hoe lang RBMS Eco Services gegevens bewaart:
RBMS Eco Services bewaart gegevens van klanten, relaties, prospecten en Leveranciers, zolang het noodzakelijk is voor het afleveren en ophalen van producten, sturen van offertes en facturen en het betalen van inkoopfacturen. Voor de belastingdienst worden deze gegevens, opdrachtbonnen, inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankzaken, belastingaanslagen, btw-aangiften en jaarrekeningen 7 jaren bewaard.
Het recht op inzage, correctie, aanvulling of verwijdering:
Indien klanten, relaties, prospecten en leveranciers van RBMS Eco Services hun eigen gegevens willen inzien, corrigeren, aanvullen of willen verwijderen, dan is dit mogelijk. RBMS Eco Services probeert altijd alle noodzakelijke gegevens van alle relaties correct te registreren. Door omstandigheden en door wijzigingen in uw persoonlijke of zakelijke toestand, kunnen fouten in de gegevens ontstaan of gegevens onvolledig zijn. Daarom heeft u het recht uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of onjuiste gegevens te laten verwijderen. U kunt hiervoor schriftelijk contact opnemen met RBMS Eco Services.
Het recht op intrekking van verleende toestemming:
Klanten, relaties, prospecten en leveranciers van RBMS Eco Services hebben het recht op intrekking van verleende toestemming.
Het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens:
Klanten, relaties, prospecten en leveranciers van RBMS Eco Services hebben het recht om een klacht in te dienen bij de autoriteit persoonsgegevens,
indien RBMS Eco Services niet aan hun schriftelijk verzoek heeft voldaan.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex is niet verplicht een verwerkingsregister bij te houden,
Omdat er geen risicovolle persoonsgegevens verwerkt worden van klanten, relaties, prospecten en leveranciers, zoals gegevens over gezondheid,
godsdienst of politieke opvattingen. Omdat RBMS Eco Services 1 medewerker heeft en alleen persoongegevens verwerkt van contactpersonen van klanten, relaties, prospecten en leveranciers, waarvan de verwerking incidenteel is en noodzakelijk om offertes, facturen en bestelde producten af te leveren.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex verwerkt geen gegevens met een hoog privacyrisico (DPIA)
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex heeft dus geen DPIA plicht.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex zal de privacy respecteren van al zijn klanten, relaties, prospecten, leveranciers en websitebezoekers.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex zal er zorg voor dragen, dat de persoonlijke informatie die u RBMS Eco Services verschaft, vertrouwelijk wordt behandeld.
Om goede diensten te kunnen verlenen, legt RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex uw contactgegevens vast, in lijn met de bepalingen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze persoonlijke informatie zal alleen gebruikt worden voor de administratie van RBMS Eco Services.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex is niet verplicht een functionaris gegevensbescherming (FG) (DPO)aan te stellen,
omdat: RBMS Eco Services geen gevoelige persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens) verwerkt.
omdat: RBMS Eco Services niet structureel mensen observeert.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex heeft een meldingsplicht voor een datalek,
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex zal in geval van een beveiligingslek en/of datalek, het datalek intern vastleggen en documenteren. RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex beschrijft het datalek, de gevolgen van het datalek en de genomen maatregelen. RBMS Eco Services zal in geval van een beveiligingslek en/of datalek, dit melden bij de Autoriteit persoonsgegevens. (toezichthouder) In geval van een datalek bij de boekhouder van RBMS Eco Services,
is de boekhouder van RBMS Eco Services de verwerkingsverantwoordelijke en tevens de verantwoordelijke voor het melden, van een ontstaan datalek
op de computer van de boekhouder van RBMS Eco Services. Zoals tevens beschreven in de Verwerkersovereenkomst tussen RBMS Eco Services en de boekhouder van RBMS Eco Services.
Verleende toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens:
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex mag persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van een overeenkomst.
Het vastleggen van naam en adresgegevens van contactpersonen (klanten, relaties, prospecten en leveranciers) om bestelde producten bij de klanten van RBMS Eco Services af te kunnen leveren/verzenden. Om bestelde producten door leveranciers van RBMS Eco Services/via externe transporteurs af te kunnen laten leveren bij klanten van RBMS Eco Services. Om offertes voor klanten, relaties, prospecten te kunnen maken en afleveren/mailen/verzenden. Om producten bij leveranciers van RBMS Eco Services te kunnen bestellen(mailen) en producten op te kunnen halen bij leveranciers.
Deze gegevens worden niet gebruikt om onze klanten, relaties, prospecten en leveranciers later een nieuwsbrief te sturen.
De middelen (systemen) voor de gegevensverwerking bij RBMS Eco Services en de beveiliging daarvan:
De 1-manszaak RBMS Eco Services met R.H.H.M. Bex als uitvoerende ondernemer, werkt met goed beveiligde computers, heeft nooit gebruik gemaakt van Faceboek en gaat dit in de toekomst niet gebruiken. RBMS Eco Services heeft zijn klantenbestand / boekhoudprogramma, alleen op zijn goed beveiligde computers staan en niet in de cloud. En bij het maken van de jaarrekening van RBMS Eco Services, door de boekhouder van RBMS Eco Services,
tijdelijk op de computer van de boekhouder met een via mobiele geheugendrager ontvangen boekhoudprogramma en bestanden van RBMS Eco Services. De computers en het boekhoudprogramma gebruikt door RBMS Eco Services en de boekhouder van RBMS Eco Services, zijn beveiligd met wachtwoorden, een anti-virusprogramma, een Firewall en Spamfiltering. De computers van RBMS Eco Services worden regelmatig gescand op internetfraude,
om te controleren of de computers schoon zijn, vrij van virus en vrij van elke software die gebruikt wordt om pc systemen te verstoren, malware,
spyware (spionage-software) en phishing software. RBMS Eco Services is alert in het herkennen van phishing (internetfraude), bijlagen of links in mails van onbekenden zullen nooit geopend of aangeklikt worden. Het pand van RBMS Eco Services aan de Breedschotsestraat 11, 4891 PK te Rijsbergen,
is beveiligd met een alarmsysteem met bewegings-sensoren en camerabewaking. Op de website van RBMS Eco Services / www.rbms.nl worden geen marketing cookies gebruikt. Er zijn geen vooraf aanvinkte verklaringen bij het klikken op een link op de RBMS Eco Services website. Er is geen webwinkel aanwezig op de website www.rbms.nl, alleen info, eigen tekst, foto’s, een link naar een Youtube video-film demo met een schrob-zuigmachine, diverse schoonmaakvloeistoffen en machines, schoonmaakproducten, de bedrijfsgegevens en de privacyverklaring van RBMS Eco Services – R.H.H.M.Bex.
Maatregelen genomen door het hostingbedrijf van RBMS Eco Services en R.H.H.M Bex, om vanaf 25 mei 2018, voor 100% aan de AVG te voldoen:
Het hostingbedrijf van de website van RBMS Eco Services, heeft vanaf 25 mei 2018 alle websitestatistieken op de website van RBMS Eco Services uitgezet. En tevens heeft het hostingbedrijf van de website van RBMS Eco Services alle in het verleden bewaarde statistieken en bewaarde IP-adressen gewist,
van alle websitebezoekers van www.rbms.nl / op de RBMS Eco Services website. Door de websitestatistieken en daarmee tevens alle IP-adressen van de websitebezoekers van de RBMS Eco Services website te wissen en dus niet te bewaren en geen marketing-cookies te gebruiken, voldoet de website van RBMS Eco Services / www.rbms.nl aan de AVG. Het hostingbedrijf van RBMS Eco Services heeft met RBMS Eco Services een verwerkingsovereenkomst gesloten, zoals met al de klanten van dit hostingbedrijf, op verzoek van een aantal klanten van het hostingbedrijf van de website van RBMS Eco Services en in overleg met de juristen van ICT-recht en de branchevereniging van het hostingbedrijf van RBMS Eco Services. Het hostingbedrijf van RBMS Eco Services heeft deze verwerkingsovereenkomst in een mail met bijlage doen toe komen aan RBMS Eco Services, deze mail is in goede orde ontvangen, uitgeprint en opgeslagen door RBMS Eco Services. RBMS Eco Services en de website van RBMS Eco Services zijn klaar voor de AVG. Mvgr.R.H.H.M.Bex.
RBMS Eco Services – R.H.H.M. Bex behoud zich het recht voor, deze privacyverklaring aan te passen indien dit nodig is.